さて、6月は秘書検定準1級に向けて勉強を進めています。
そんな秘書検定準1級は、社会人としての常識レベルのようですが普通に難しい。
ビジネスマンとして私も10年近く経ちますが、まだまだ分からないことばかり。
これからの仕事人生のためにも、良い勉強になっているかもしれませんね。
今回は秘書検定の勉強してみた所感について述べたいと思います。
秘書検定とは
秘書検定は、公益財団法人 実務技能検定協会が開催している検定です。
社会に出て働く人なら誰でも備えておかなければならない基本的な常識を、秘書技能という名称に集約して試験問題に出題しています。
準1級では、上司から相談を受けたり後輩へのアドバイスを求められたりと、物事の判断力や対応力が求められる中堅の秘書像を評価されます。
秘書検定準1級の試験の概要につきましては、以下記事をご参照ください。
勉強方法
秘書検定準1級は、以下の書籍を用いて勉強しています。
公式テキストと問題集を活用しています。
ひたすら問題集を解きつつ、分からない箇所をテキストを読んで理解しているところです。
勉強してみての所感
そんな秘書検定について、勉強していて思ったことなど述べてまいります。
秘書検定準1級は、大きく5つの項目に分かれています。
- 必要とされる資質
- 職務知識
- 一般知識
- マナー・接遇
- 技能
試験は理論領域と実務領域に分けられ、理論領域は「必要とされる資質」、「職務知識」、「一般知識」で、実務領域は「マナー・接遇」、「技能」です。
それぞれの章に沿って勉強してるのですが、そこで感じたこと等述べていきます。
必要とされる資質
秘書として求められる人柄、対人でのやり取り、コミュニケーションの基本などについて述べられています。
秘書としての人柄は除き、それ以外はビジネスマンとしての振舞いを問われている印象を受けました。
人柄に関しても、人として落ち着いていることや臨機応変な行動、柔軟な考え方といった、仕事をするうえで大切な内容が述べられています。
ある程度、社会人として経験を積んでいく中で覚えていくものも多く、特に難しくないと思いました。
職務知識
ここは、秘書としての役割や業務について述べられています。
とはいえ会社によって秘書の業務は異なるため、一般的な内容が多いです。
秘書が上司の権限を行使することはできない、守秘義務を耳にしたからと言って漏らさない、など常識レベルの内容です。
ただし非定型業務というものの中に、上司の会議や出張の設定、予定外の来客への対応などで秘書特有の行動が求められ、実際に問題を解いてても何問か間違えました。
選択問題といえど、どれも正しく見えたりすることもあり、覚えていく必要があります。
一般知識
経済・財政、税金、経営、簿記、カタカナ用語など、仕事をするうえで知っておくべき知識が問われます。
経済であればインフレ・デフレ、V字回復など出てきます。共に意味も覚える必要があります。
カタカナ用語であれば、イニシアチブ、コンセンサス、ネゴシエーションなど出てきます。
仕事する上でよく聞く用語が多く、問題によってはスラスラと回答できます。
ただし覚える用語も多く、馴染みがない言葉だと、カタカナが出てこない…なんてことも。
マナー・接遇
ここは話し方を主に、敬語、接遇用語から電話対応、来客時の対応や交際について述べられています。
敬語はビジネスマンが仕事をしていくうえで常識であるため、難なく行ける…と思いきや、問題では文章を書かせてきたりするので、中々の曲者です。
あと、敬語の使い方で適切（不適切）なものを選ばせて来る問題も厄介です。
これおかしいんじゃ…っていうのが正しかったりするんですよね。
問題を解いていくうえで身に付けたいと考えております。
使えそうなものがあれば、仕事でも活かしていきたいです。
あと、個人的に「交際」の箇所がすごい苦手です。
いわゆる慶事や弔事の出来事です。渡すものについてや、封筒に明記する文言など…
御玉串料、御花料とか馴染みがないので、頑張って覚えています。
問題ではだいたい書かせてきたりするので対策中です。
技能
秘書の技能ということで、文書作成・グラフのポイント、文書管理などが述べられています。
文書作成は記述問題で出題されることが多めです。
実際に問題を解いてみても、敬語が少し間違っていたりするので定着できるようにしています。
電話の書置きを記述する問題とか、実務でもやっていたので少し有利だったり。
ただ個人的に郵便に関する問題が苦手です。仕事で郵便を送ることがないもので…
大量郵便物の郵送方法に、料金後納郵便とか料金別納郵便とかあるの知らなかった…
他にもレターパックやゆうメールなど、聞いたことあるけどよく意味を知らない用語が…
これを機に、少しは知識を付けなきゃ！
おわりに
今回は秘書検定準1級を勉強している中での所感について述べました。
試験は理論領域と実務領域で分かれて、それぞれ6割以上の正答を出すのですが、実務領域が苦手なものが多い印象です。
とはいえ、基本的によく考えれば納得いくようなものばかりですので、引き続き定着できるようにしていきます。
試験も近づいてきましたので、本番に向けて理解を深めてまいります。